В этой статье мы постарались рассмотреть ключевые пункты и особенности договора поставки товара от производителя в розничные сети с точки зрения баланса интересов сторон.

Согласование заказов (Order Confirmation)

Как правило, все сети требуют неукоснительного выполнения своих заказов. Ссылки поставщиков на то, что согласование заказа необходимо по причине возможных ошибок не имеют силу, поскольку практически во всех сетях работает автозаказ. К тому же вам скажут, что в случае ошибки вы всегда можете позвонить по телефону и исправить ее.

Необходимо разделять техническое подтверждение заказа и его “политическое” согласование. Крупные поставщики обычно настаивают именно на политическом согласовании, на что получают резонный ответ о том, что договор поставки подписывается для того, чтобы торговать а не для того, чтобы не торговать. И чем больше заказ, тем лучше. Возможный компромисс может быть найден в замене политического согласования на техническое, т. е. в договоре или в приложении по логистике прописывается фраза “поставщик сообщает или уведомляет покупателя о получении заказа и его отгрузке.” Период согласования новой цены (Price Change Period)

Один из самых сложных пунктов в договоре. По умолчанию торговые сети используют 30-45 дней (7-14 дней для скоропортящихся и биржевых товаров). Основной принцип заложенный в этот пункт, который игнорируется поставщиками, говорит о том, что торговая сеть вправе обсуждать цену. Это право дает ей Гражданский Кодекс (ГК). Важно осознавать этот постулат потому, что все дальнейшие конфликты являются частными производными от непонимания этого простого правила.

Во-первых, договор между сетью и поставщиком – индивидуальный. Это не публичная оферта поставщика, к которой сеть может присоединиться или нет. Индивидуальный означает то, что все параметры договора обсуждаемы, включая цены. Публичная оферта – это фирменный магазин поставщика, куда приходят покупатели и не могут купить товар по иной цене нежели указано на ценнике. В нашем случае это не так.

Во-вторых, ссылка поставщика на то, что “у нас цены едины для всех” является внутренней политикой компании, т. е. это внутреннее распоряжение генерального директора, которое может быть изменено. Многие поставщики приводят аргумент о том, что ФАС (Федеральная Антимонопольная Служба) якобы не позволяет предлагать поставщикам разные цены, считая это дискриминацией. На самом деле это не так, поскольку в индивидуальном договоре не может быть дискриминации. К тому же у каждой сети разный набор остальных условий, разное количество магазинов, у них разное расположение и т. д. Соответственно индивидуальность легко доказуема.

В-третьих, вы никогда не заставите кого-либо что-либо купить если покупатель заявляет, что цена для него слишком высокая. Это основа договорного права.

Основная ошибка, которую делают поставщики споря по данному пункту, – это ссылка не невозможность продолжать поставки по старым ценам, если новая цена не будет принята. Таким образом поставщик ставит в себя в исходную точку, когда он пришел первый раз подписывать контракт и первый раз показал свои цены, которые были согласованы и приняты. При дальнейшем повышении цены у Покупателя есть резонное право отказаться от покупки товара и собственно от всего контракта. Есть еще политический аспект в этом споре, – ни одна уважающая себя крупная торговая сеть не согласится с тем, что в контракте будет написано о приостановке поставок если только цена не будет принята. Это означает, что цена должна быть принята автоматически, а это в корне неправильно.

Другая серьезная проблема заключается в том, что Закупщики торговой сети при получении уведомления о повышении цены практически ничего не делают с ней на протяжении тех самых 30и – 45и дней. Как правило, прайс-лист “вылеживается”, поставщик начинает закидывать письмами, далее пугает остановкой отгрузок и т. д. В последний день Закупщик начинает суетиться, сверять цены по рынку, спрашивать коллег из “дружественных” сетей и после этого принимает решение. Непрофессиональные Закупщики просто проверяют повысилась ли цена у конкурентов и после этого принимают цену. Профессиональные закупщики смотрят продажи внутри Категории в разрезе артикулов, проверяют данные Nielsen и других исследований, и только после этого принимают цены.

Однозначного решения данный пункт не имеет. Здесь много факторов: размер и популярность поставщика, текущая расстановка поставщиков внутри категории, текущая расстановка сил внутри отдела закупок торговой сети, психотип Закупщика, коррупционный фактор и т.д. Избежать данного пункта или сократить количество дней до 3-х не получится (хотя подобные контракты есть у нескольких международных компаний, занимающих монопольное положение на рынке).

Также нужно учесть, что после согласования цены, она загружается в систему от 3-х до 7-и дней, т.е. Поставщику нужно ориентироваться на “дату вступления цены в силу”, а не на ту дату, которую он запрашивал в первом уведомлении о повышении цены. Момент фиксации цены (Price Fixation Date)

Различают 2 вида фиксации цены: на момент составления заказа и на момент доставки заказа. Второй тип на данный момент уже практически не применяется сетями (исключение могут составлять биржевые товары, закупаемые по тендеру). Все сети осознали, что фиксация цены на момент заказа гораздо выгоднее, поскольку от заказа до поставки проходит от 3-х до 14-ти дней. Фиксацию цены производит электронная система, – при составлении заказа она “подтягивает” текущую цену артикула и вставляет ее в заказ, либо хранит внутри системы если сеть предпочитает не “светить” цену закупки в транспортных документах.

Сохраненная в системе связка “номер заказа – дата заказа – цена” далее может быть использована при актах сверки по цене, когда поставщик выставил счет-фактуру на оплату с ценой, которая не соответствовала дате заказа. Многие менеджеры поставщиков путают эти даты и указывают в счетах-фактурах некорректные цены. Оборотный бонус (Ретро-Бонус, премия от оборота), (Volume Bonus)

На данный момент законодательством разрешен оборотный бонус в размере 10%. Подсчитывается он либо ежемесячно, либо ежеквартально. В данном бонусе должна быть обязательно прописана шкала, при превышении которой он выплачивается. Нужно учесть, что оборотный бонус является средством парковки дополнительных доходов сети, которые исторически были гораздо выше 10% (в среднем 25-30%), поэтому рассчитывать на согласование приемлемой шкалы не приходится, – она будет равна символическому значению, которое будет достигнуто в любом случае. При расчете бонуса берется оборот с НДС. График заказов и поставок (Order Scheme & Delivery Scheme)

Достаточно технический пункт, который не вызывает много споров. Состоит из даты заказа и даты поставки. Как правило указываются в днях недели с указанием частоты поставки. Например, Понедельник – всегда дата выставления заказа, Четверг – всегда дата поставки в магазин или на РЦ. При этом заказ-поставка могут быть еженедельно, раз в две недели или раз в месяц. Данный параметр частоты заносится в систему отдельно. Для свежей продукции заказ-поставка может происходить 3 раза в неделю или ежедневно. Соответственно, у таких поставщиков день заказа – ежедневно, день поставки – ежедневно со сдвигом +1 день от даты заказа.

График заказа создается в разрезе объектов поставки, т. е. он может быть различен на каждый магазин или на каждый РЦ. далее Поставщик вместе с отделом логистики могут группировать объекты по маршрутам. Метод поставки (Delivery Mode)

Поставщик может осуществлять поставки по магазинам, в каждый регион где находится магазин, либо на РЦ (Распределительный Центр) торговой сети, который может находиться в Москве, либо в Регионах (некоторые сети имеют более чем 10 РЦ). Данный пункт обсуждается индивидуально и вызывает споры в том случае если стороны не могут договориться о стоимости логистики.

Поставщику нужно понять, что бесплатной логистики не бывает. Либо он платит отдельный процент за логистику, либо снижает на этот процент цены, либо возит сам по магазинам. Поставщикам, в некоторых случаях, полезно просчитать самим сколько бы им стоило организовать буферные склады в регионах и развоз по магазинам.

В большинстве случаев услуги собственной логистики сетей стоят дороже рынка, как впрочем и все смежные услуги, которые сети пытаются организовать. Это объясняется их низкой внутренней эффективностью (за исключением случаев когда сети нанимают крупных логистов на субподряд). Минимальный заказ на магазин (MOQ – Minimum Order Quantity)

Очень противоречивый пункт. Сети рассчитывают данный показатель исходя из оборачиваемости товара на 1 магазин. Поставщики со своей стороны рассчитывают его исходя из минимизации логистических затрат. Эти расчеты никогда не совпадают. Много ошибок происходит на этапе аггрегации минимальных заказов магазинов в конкретный заказ поставщику. Сети разбивают его на коробки, слои в паллете, полу-паллете и полный паллет. Как правило в такой дискретизации объем не разбивается и его пытаются округлить вниз. Многие сети также экспериментируют с расходами на логистику и пытаются организовать cross-dock (перегрузка товара готового для конкретного магазина) и break-bulk (пересортировка товара под конкретный магазин на складе). Из-за этого иногда выходит требование поставщику привезти 1 коробку товара на 1 паллете для конкретного магазина.

Минимальный заказ устанавливается в рублях или в единицах товара. Он должен быть кратен количеству штук в транспортном коробе (кванту поставки).

Задача поставщика на этом этапе – добиться встречи с логистами, желательно совместно с закупщиком, и обсудить все параметры совместно. Квант поставки (вложение в транспортный короб), (Quant, Transport Box Quantity)

Для крупных магазинов этот параметр не представляет ничего интересного. Дискаунтеры и Cash & Carry будут требовать у поставщика специальные упаковки. На данный момент большую популярность приобретают упаковки SRP (Sales Ready Pack), которые помогают сетям, по их мнению, снизить затраты на выкладку товара и на прорисовку планограмм. Идеальный SRP это примерно то, как продаются батончики Марс и Сникерс (мини коробки). Как правило количество штук внутри такого короба намного меньше чем в транспортной коробке, что позволяет снизить товарный запас. Также данные короба выглядят намного привлекательнее в силу своего интересного дизайна. Приемка товара (Goods Reciept)

Сложность этого пункта происходит из того факта, что организация приемки на стороне торговых сетей представляет в массе своей полное безобразие. Склады находятся на удалении от центральных офисов и плохо контролируются. На одном РЦ располагаются логисты, контроль качества и документации, служба безопасности. Все они подчиняются разным руководителям, и имеют разные цели и бизнесс-процессы. На складах процветает коррупция и воровство. Сами приемщики – это зачастую неквалифицированные работники без образования и с плохим знанием русского языка. Проблема усложняется тем, что многие поставщики используют наемный транспорт и наемного водителя, который не будет разбираться и отстаивать интересы на месте. Ему выгоднее поспать в стороне.

Процесс сдачи груза начинается с прибытия машины к воротам РЦ. На них стоит доблестное СБ, которое должно ставить отметки о прибытии машины, которые потом будут служить доказательством, что машина приезжала, но не была разгружена. Как правило СБ это не делает, или делает плохо, или представителя СБ вообще не найти на месте. В этом случае нужна тесная связь с Закупщиком в ЦО или Логистом в ЦО. Если на РЦ очередь, значит что-то пошло не так (часто бывает по вине поставщиков) и график разгрузки сбился. Придется стоять в очереди, и лучше достоять до конца (иногда это может продлится несколько дней). Если все проходит удачно и машине дают ворота на разгрузку, то она подъезжает к рампе и сдает документы приемщикам. Если приемщики не пропали, не ушли пить чай или в документах нет серьезных ошибок (неправильный адрес объекта например), то начинается собственно приемка. Водителю поставщика дадут специальную тележку, с помощью которой он должен выкатить паллеты с товаром на рампу. Это нужно для того, чтобы в случае повреждения товара внутри машины ответственность не перешла на Покупателя. Ответственность переходит на рампе. После приемки товар считается в собственности Покупателя. Если у вас наемный водитель, он может отказаться выкатывать товар. Это проблема, – за него это никто не сделает. Мало того, если ваша компания чем-то обидела РЦ (например продавила предыдущую приемку сверху), то вашему водителю могут тележку вообще не дать. Поэтому контакт с Центральным Офисом крайне необходим.

После того как товар выгружен на рампу начинается его приемка. Она бывает быстрая и полная. При быстрой приемке товар принимается по количеству и выборочно по штрих-коду. Проверяется комплектность документов и их соответствие товару. При полной приемке паллета проверяется внутри, сверяются все документы, этикетки, маркировки, сроки годности, вскрываются некоторые коробки. На полную приемку попадают как правило поставщики со скоропортящимися продуктами, нарушители сроков годности, документов и маркировки, “наглые” поставщики, замеченные в недовложениях товара внутри коробов и пр. Также бывают случаи вымогательства, когда поставщику намекают, что за определенную мзду процесс приемки могут ускорить.

Проверку осуществляют сотрудники РЦ и отдела качества. Неподалеку находится сотрудник безопасности, который решает конфликты. Сотрудники РЦ, как правило, проверяют только накладную по количеству товара. Сотрудники отдела качества проверяют все остальное. При приемке свежего мяса, свежей рыбы и овощей/фруктов может присутствовать представитель отдела закупок, который проверяет калибр, сорт, цветность, запах и иные параметры (иногда эту функцию выполняет отдел качества).

Можно выделить следующие основные проблемы, грозящие разворотом всей машины:

  • товар упал с паллет в процессе транспортировки
  • товар выступает за границы паллеты (РЦ не сможет загрузить его на стеллаж)
  • не хватает остаточного срока годности (как правило 2/3)
  • пересорт товара
  • не все товаросопроводительные документы в наличии, либо в них есть ошибки
  • товаросопроводительные документы не соответствуют информации на товаре
  • информация на этикетке не соответсвует законодательству
  • нестандартные паллеты
  • внутри паллеты есть пустоты
  • внутри коробов есть недовложение товара
  • упаковка товара повреждена, нарушен товарный вид
  • поставщик приехал не в тот день, не на то РЦ, не с тем заказом, и т. д.
  • отсутствует более 30% объема товара (недопоставка)
  • у свежих товаров: не тот калибр, сорт, разруб, вид, посторонний запах, плесень и т. д.
  • неадекватное поведение представителя поставщика
  • водитель, подъезжая задом, сломал ворота или рампу
  • ошибки в документах: неправильно заполнен адресат, наименование товара, ндс и т. д.

При обнаружении проблем, часть товара могут вернуть обратно. Для этого составляется Акт и подписывается представителем поставщика. В транспортных документах делается корректировка и ставится синяя печать приемщика. С наемным водителем тут тоже могут быть проблемы. Многие поставщики настаивают на том, чтобы Покупатель дождался приезда представителя поставщика. В реальности это невозможно из-за плотного графика разгрузки, – никто не будет ждать представителя час или два.

Сотрудники приемки могут использовать следующие махинации для того чтобы воспитать “нерадивых” поставщиков:

  • забирают документы и пропадают
  • ставят машину на разгрузку и пропадают
  • выгружают товар на рампу и пропадают
  • воруют товар с рампы
  • не делают корректировки на возвращенное количество
  • не возвращают оборотную тару или паллеты, либо возвращают старую или поврежденную
  • не ставят на разгрузку (машина ждет за воротами)
  • излишне придирчивы (особенно касается скоропорта)
  • прокалывают вакуумные упаковки (в частности мясо и рыба)
  • с умным видом рассказывают о несуществующих в законодательстве требованиях
  • используют сломанные или не точные термометры и весы

Бороться со всем этим можно имея тесную связь с центральным офисом и имея кроме водителя грамотного экспедитора. В принципе, мы не советуем вам оплачивать решение проблем на месте деньгами. Как правило это заканчивается показными операциями СБ, возрастанием аппетитов или падением внимания к проблемам с обеих сторон. Разумно ограничится редкими подарками в виде коробки конфет и адекватным позитивным отношением к любой ситуации. Нужно понимать, что несмотря на ресурс центрального офиса, “продавливание” проблем на приемке может привести к тому, что поставщик попадет в список “плохих” поставщиков и к нему буду применены все вышеупомянутые меры воздействия. Возврат товара после приемки (Goods Return)

Нынешнее законодательство достаточно лояльно к поставщикам в этой области. Без письменного подтверждения со стороны поставщика вернуть товар невозможно в любом случае. Бывают конечно “грамотные” директора магазинов, которые шантажируют тем, что не примут товар до тех пор пока поставщик не примет возврат.

Не могут быть возвращены скоропортящиеся товары и товары с истекшим сроком годности.

Возврат, как правило, происходит при обнаружении в торговом зале поврежденных упаковок. Нередко упаковки повреждаются самими сотрудниками магазинов, поэтому в каждом случае нужно разбираться отдельно. Если возможности разбираться нет, то можно обсудить с Закупщиком % компенсации за отсутствие возвратов. Рассчитывается он от фактических списаний за последний год. Штрафы за недопоставку (Penalties for non-delivery)

Несмотря на кажущуюся сложность это пункт крайне прост по своей сути. Все торговые сети имеют его по той простой причине, что практически все поставщики недовозят товар. Ни одна сеть не ставит себе задачу заработать на штрафах, – гораздо важнее получить сам товар. Иногда встречается схема, когда поставщик предлагает компенсировать отсутствие штрафов оборотным бонусом, рассчитанным по фактическим недопоставкам за последние 12 месяцев к обороту. Это никак не мотивирует поставлять лучше и не решает проблему.

Штрафы за недопоставку делятся на 2 части: штраф за недовоз по количеству и штраф за опоздание по времени. Вторая разновидность применяется не часто и как правило взымается в случае опоздания машины на 1 день. Основным является штраф за полную или частичную недопоставку конкретного артикула. Некоторые сети технически не могут мониторить заказы в разрезе артикулов, соответственно если из двух артикулов один вы привезли на 120% а другой на 80%, то вам засчитают выполнение 100%.

Границей применения штрафа за недовоз по количеству обычно считается уровень 95-97% выполнения конкретного заказа за конкретный артикул. Поставщик должен признать, что выполнение заказа на 100% является его основной задачей. Это то, для чего он пришел в сеть и долго просил взять его товар на полку.

Проблемы начинаются, когда идет обсуждение причин недопоставки. Как правило, уважительными причинами являются обстоятельства классического форс-мажора непреодолимого характера. К таковым можно отнести пожар, наводнение, ДТП, кража груза, арест груза, погодные условия и т. п. Поставщики очень часто путают форс-мажор с внутренними проблемами в компании: поломка линии, задержка груза или сырья в дороге, простои на таможне, отсутствие товара на складе, а также причины, рассмотренные выше в параграфе Приемка товара. В данных случаях поставщик должен предусмотреть все задержки и обеспечить должный буферный запас товара на складе. У каждой сети тоже есть много проблем с кредитами, открытиями магазинов и т. д. Организационные проблемы должны быть решены Поставщиком в обязательном порядке.

Существует множество причин повлекших неисполнение заказа по вине торговой сети. К ним можно отнести следующие:

  • заказ в несогласованный день
  • заказ менее минимально согласованного количества
  • заказ с датой поставки ранее, чем согласованная
  • заказ фактически не ушедший к поставщику
  • простой на разгрузке более суток
  • необъективный отказ в приемке
  • аннулирование заказа после его отправки Поставщиком в дорогу

Данные случаи требуют детального рассмотрения перед применением штрафа с привлечением отдела логистики торговой сети.

Сама процедура обработки штрафов выглядит следующим образом:

  • данные о заказах и их выполнении фиксируются в системе
  • отдел логистики делает выгрузку раз в неделю или раз в месяц всех артикулов, которые были неподготовленны менее чем на 95-97%
  • формируется специальный файл с названием поставщика и артикулами, с которым можно работать. Его обрабатывает отдел логистики или отдел по работе со штрафами, который может подчиняться отелу финансов или отделу закупок.
  • информация о недопоставках рассылается каждому поставщику с просьбой предоставить комментарии в течении 2-3х рабочих дней.
  • поставщики предоставляют комментарии
  • комментарии проверяются на степень “уважительности” и соответствия форс-мажору. В разборе комментариев участвуют все отделы в зависимости какой комментарий подал поставщик. Например, простои на приемке разбирают логисты, недопоставки по причине непринятия цены разбирает отдел закупок, разворот товара по причине ошибок в маркировке разбирает отдел качества.
  • данные о выставленных штрафах подаются в бухгалтерию на формирование счетов
  • поставщик получает счет на штраф

Нужно сказать о том, что некоторые сети могут штраф взаимозачесть сразу, некоторые считают, что более безопасно будет дождаться подтверждения поставщика. Поставщик, как правило, штрафы не подтверждает, поэтому данное занятие мало перспективно. Законодательство штрафы разрешает зачесть с уведомительным порядком. На то он собственно и штраф. Далее его можно оспорить в суде.

Размеры штрафов в настоящее время регулируются кодексом добросовестных практик (КДП), подписанным многими сетями в рамках АКОРТа. В данный момент это 12% от суммы недопоставленного товара по регулярным заказам. До подписания КДП штраф составлял 50%. Также остается штраф за недопоставку товара в период проведения Промо-Акции (как правило 4 недели), который составляет 100% от суммы недопоставленного товара. Срыв промо-акций является очень серьезным нарушением, поскольку оставляет сеть без товара, который напечатан в рекламном каталоге с ценой и распространен среди покупателей. Недружественное влияние (Complience Rules)

В данном пункте говориться о том, что дарить подарки друг другу выше определенной стоимости не прилично. Не хорошо привлекать сотрудников сети в командировки и отпуска за счет поставщика, оплачивать им личные расходы и т. д. Также в нем говорится, что не хорошо давать взятки сотрудникам сети. Данный пункт может содержать штрафы за “сдачу коррупционера” как с одной так и с другой стороны.

Со времен выхода компаний Metro и Auchan на российский рынок этот пункт стал достаточно модным среди отечественных сетей. Он позволяет руководству сети думать о том, что мздоимства в его компании возможно станет меньше и показать рынку “чистоту и прозрачность”. Никакого практического значения данный пункт не имеет, с реальностью сопряжен слабо. Некоторые зарегистрированные случаи его использования были связаны с внутриклановой борьбой в сетях. Расторжение контракта (Contract Break)

В данном пункте указывается период за который стороны обязаны уведомить друг друга до расторжения контракта. Как правило это от 1-го до 4-х месяцев. Наличие этого периода необходимо в связи с большой инерционность всех процессов. Стороны должны успеть выполнить свои обязательства перед покупателями.

Часто этот пункт используется в связке с пунктом о периоде согласования цены. Если стороны не могут договориться каким образом они опишут момент приостановки отгрузок в случае несогласованная цены, они могут использовать данный пункт для более быстрого расторжения контракта. В нем можно прописать 2 недели, либо 1 месяц до расторжения. Место арбитражного суда (Court Place)

Как правило Москва, но локальные поставщики могут настаивать на локальных городах.